“Doe wat moeilijk is als het nog makkelijk is." Lao Zi (Taoist, 6e eeuw v.C.)
Bij een project kun je denken aan het schrijven van een scriptie, het maken van een website of het opzetten van een bedrijf.
Het begint met het schrijven van een project plan. Het doel van een projectplan is het creëren van overzicht. Door het schrijven ga ook zien waar er gaten zitten in je kennis en dus waarin je je nog moet verdiepen. Dat wordt onderdeel van je plan. Als je voor je project nog veel kennis moet opdoen kom je vaak tot het inzicht dat je projectplan herschreven moet worden. Dat wil niet zeggen dat je eerste versie dus eigenlijk niet geschreven had hoeven worden. Het is juist goed om vanaf het begin zoveel mogelijk structuur in je aanpak te brengen. Dus schrijf vooral een projectplan voordat je tot actie over gaat. In feite is het schrijven van je plan een van de belangrijkste acties. Omdat het creëen van overzicht leidt tot het nemen van slimme beslissingen en daar hangt het succes van je project van af.
Het voordeel van het schrijven van een projectplan is dat je niks vergeet, doelgericht werkt en de dingen in de juiste volgorde doet.
Het schrijven van een projectplan begint met het schrijven van jouw visie op het project. In je visie beschrijf je wát je wilt en waarom. Wat moet dit project jou opleveren? Welk hoger doel het project moet dienen? Waarom denk je dat dit project jouw hogere doel zal dienen?
Geef je visie een pakkende titel. Zet de titel en het paginanummer in de index van je Hieroglyphs Bullet Journal. Het is namelijk goed om je visie af en toe terug te lezen.
Vervolgens beschrijf je het eindresultaat zo gedetailleerd mogelijk. Aan welke eisen moet het eindresultaat voldoen? In je visie heb je beschreven wat het project voor jou moet doen. Dient dit eindresultaat de doelen uit je visie? Formuleer de eisen aan het eindresultaat als doelen. Schrijf die doelen puntsgewijs en overzichtelijk op.
Vervolgens ga je nadenken over hoe je die doelen kunt bereiken. Brainstorm per doel welke subdoelen leiden tot ieder doel. Maak een overzicht van alle doelen met onder ieder doel de subdoelen.
Nu weet je in detail wat je wilt. Je weet welke doelen je wilt bereiken en welke subdoelen tot die doelen leiden.
Met een actieplan ga je er voor zorgen dat je aan de slag kunt. Ga per subdoel nadenken over welke concrete acties er toe leiden dat dat doel bereikt wordt.
Schrijf alle acties die je te binnen schieten kort op. Bij iedere actie die je opschrijft schieten je mogelijk weer andere acties te binnen. Als je je realiseert dat je ergens nog te weinig verstand van hebt dan is de actie: “ik ga informatie zoeken over … “, “ik ga praten met ...”, “ik zoek een cursus over … “ Neem de tijd om zoveel mogelijk acties te bedenken.
Als je alle acties hebt opgeschreven ga je ze groeperen en in volgorde zetten. Welke acties horen bij elkaar en dienen één subdoel? Zet de acties in de volgorde waarin je ze het beste kan uitvoeren. Dit is je actieplan. Plaatst geen data of deadlines in je actieplan. Groepeer de acties naar subdoel en zet ze zoveel mogelijk in de volgorde waarin je ze het handigste kunt uitvoeren. Bijvoorbeeld acties zoals 'Informatie zoeken over...' staan natuurlijk bovenaan.
Je projectplan is hiermee klaar!
Het maken van een projectplan is het halve werk. Neem er daarom voldoende tijd voor. Een week uittrekken om een eerste versie te schrijven is helemaal niet gek. Schrijf zolang je inspiratie hebt maar stop ook op tijd. Als je het project los laat en even laat bezinken krijg je later vaak weer betere ideeën.
Je actieplan ligt nu klaar maar de acties staan nog niet in je planning (daglog, weeklog of maandlog). Let op, zet je actieplan niet in één keer integraal in je planning! Zet de eerste acties uit je actieplan in je planning maar wees terughoudend met ver vooruitplannen. Een aantal acties zouden wel eens tijdrovender kunnen zijn dan ze nu lijken. Zodra je de eerste acties volbracht hebt kun je de volgende weer inplannen. Steeds als je een weeklog maakt haal je acties die afgelopen week niet gelukt zijn naar de komende week en vul je het aan met de volgende acties uit je actieplan. Dus door duidelijk onderscheid te maken tussen je actieplan en je planning blijft het actieplan zijn waarde behouden en houd je je planning zo realistisch mogelijk.
Het Hieroglyphs Bullet Journal is uitgerust met notitiepagina's met rasters van puntjes. Deze simpele opzet geeft je gelegenheid om je notities heel overzichtelijk op te zetten. Verder bevat het journal de Bullet Journal Methode die je helpt bij het overzichtelijk noteren van aantekeningen en akties. De methode is er opgericht om reflectie en aktie zoveel mogelijk af te wisselen. Hierdoor kom je tot een weloverwogen visie op je situatie en ga je vervolgens tot gerichte aktie over.
